Presupuesto participativo: descripción general, cómo funciona, ventajas y desventajas

¿Qué es el presupuesto participativo?

El presupuesto participativo es un proceso de elaboración de presupuestos en el que las personas que se encuentran en los niveles inferiores de la administración están involucradas en el proceso de preparación del presupuesto. A diferencia del presupuesto impuesto proceso, el presupuesto participativo comparte la responsabilidad con los gerentes de nivel inferior para darles un sentido de propiedad en el negocio.

Presupuesto participativo

El presupuesto participativo también tiende a producir presupuestos que son más alcanzables, ya que los empleados de nivel inferior están mejor posicionados para informar a sus supervisores dónde se deben asignar los fondos. Cuando una organización implementa un presupuesto participativo, muestra la confianza de la alta dirección en su personal. El sentido de propiedad de los empleados les da la motivación para trabajar duro y alcanzar las metas que ayudaron a prepararse.

Cómo funciona

Un presupuesto enfrenta una mayor probabilidad de ser alcanzable si las personas que lo preparan conocen los costos en los que se incurre dentro de la organización. Si bien la alta dirección puede poseer la información necesaria sobre el funcionamiento de la empresa, es posible que no esté al tanto de los costos incurridos a nivel departamental. Significa que pueden subestimar los costos o sobrestimar los ingresos proyectados. Eventualmente afectará el funcionamiento del departamento debido a la escasez de efectivo. Sin embargo, involucrar a los gerentes subordinados para coordinar el proceso de preparación del presupuesto beneficiará a la empresa, ya que estos gerentes tienen mejor información sobre el funcionamiento de sus respectivos departamentos.

Un proceso de presupuesto participativo será más efectivo cuando la organización adopte un sistema de controles y balances para evitar que los gerentes rebeldes abusen de su poder. Dado que el presupuesto se mueve de los gerentes inferiores a los intermedios y luego a la alta gerencia, el borrador del presupuesto se puede revisar en cada nivel de administración, y los altos gerentes tienen la última palabra.

En cada nivel gerencial de revisión, los gerentes están interesados ​​en identificar cualquier costo que pueda resultar en desperdicios e ineficiencias en la empresa. Antes de que se realicen cambios en el borrador del presupuesto, los gerentes de nivel inferior deben participar para dar sus razones para hacer ciertas sugerencias en el presupuesto. Esto dará como resultado el uso eficaz de los fondos cuando los administradores trabajen mano a mano con el personal de contabilidad.

Ventajas del presupuesto participativo

Los siguientes son algunos de los beneficios de implementar un enfoque de presupuesto participativo en una organización:

1. Transferencia de información hacia arriba

Una de las ventajas del presupuesto participativo es el intercambio de información de los gerentes de nivel departamental a la alta dirección. Significa que los gerentes subordinados tienen la oportunidad de presentar sus puntos de vista sobre ciertos temas organizacionales.

Los gerentes también tienen la oportunidad de discutir las dificultades que encuentran en la preparación del presupuesto y pensar en formas de resolver los problemas. Tanto los altos directivos como los subordinados también pueden compartir sus puntos de vista sobre determinados temas de interés.

2. Motivación de los empleados

Cuando los empleados participan en el proceso de preparación del presupuesto, llegan a ser dueños de una parte del proceso de elaboración del presupuesto. Les da un sentido de propiedad cuando la alta dirección tiene en cuenta sus sugerencias. También se sienten apreciados por la dirección cuando se les da la oportunidad de sentarse con los altos directivos y compartir sus puntos de vista sobre determinados puntos de interés. La participación de los empleados en el proceso mejora su moral, proporcionándoles una mayor urgencia de trabajar más duro para lograr las metas que ayudaron a establecer.

3. Congruencia de objetivos

La congruencia de objetivos se refiere al acuerdo entre los objetivos del empleado y los objetivos generales de la empresa. Para que la empresa cree un presupuesto que sea alcanzable, tanto la gerencia como el personal deben establecer metas que se muevan en la misma dirección.

Por ejemplo, si el objetivo de la empresa es duplicar la capacidad de producción en el próximo año, se debe compartir con los empleados ya que son las personas encargadas de implementar la propuesta. Si no hay acuerdo entre los objetivos de la empresa y los objetivos de los gerentes subordinados, será imposible alcanzar los objetivos establecidos.

Desventajas del presupuesto participativo

1. Requiere mucho tiempo

La limitación más común de un presupuesto participativo es que consume mucho tiempo en comparación con un presupuesto impuesto. Dado que la preparación del presupuesto comienza desde el nivel del departamento hasta la parte superior, puede ocurrir demasiada participación que puede descarrilar el proceso. Involucrar a todos los empleados de cada departamento significará que las negociaciones pueden tardar demasiado antes de que el personal llegue a un acuerdo. Si no hay acuerdo, la dirección deberá tomar la decisión final, lo que significa que el personal deberá aceptar una decisión impuesta.

2. Holgura presupuestaria

La otra limitación es recorte presupuestario. Los empleados pueden sobreestimar los costos y / o subestimar las proyecciones de ingresos como una forma de manipular el presupuesto en su beneficio. Significa que los gerentes subordinados establecerán objetivos que seguramente alcanzarán e incluso superarán en el próximo año financiero. Esto ocurre principalmente cuando el desempeño del gerente se mide sobre la base de la consecución del presupuesto. Al hacer que el presupuesto sea fácil de lograr, se considerará que los gerentes superan sus objetivos.

Recursos adicionales

CFI ofrece la Analista de valoración y modelos financieros (FMVA) ™ programa de certificación para aquellos que buscan llevar sus carreras al siguiente nivel. Para seguir aprendiendo y desarrollando su base de conocimientos, explore los recursos adicionales relevantes de CFI a continuación:

  • Presupuesto de abajo hacia arriba
  • Costos fijos y variables
  • Presupuesto de arriba hacia abajo
  • Tipos de presupuestos