Presupuesto descendente: aprenda sobre el proceso de presupuestación descendente

¿Qué es el presupuesto de arriba hacia abajo?

La presupuestación de arriba hacia abajo se refiere a un método de presupuestación donde Gerencia senior prepara un presupuesto de alto nivel para la empresa. La alta dirección de la empresa elabora el presupuesto en base a sus objetivos y luego lo pasa a los gerentes de departamento para su implementación.

A veces, los gerentes pueden presentar sugerencias para el presupuesto antes de la preparación del presupuesto. Si su contribución al proceso de presupuestación se utilizará o no, queda a discreción de la dirección. Una vez creado el presupuesto, la administración realiza asignaciones específicas a los diferentes departamentos, que luego deben crear sus propios presupuestos en función de su asignación presupuestaria y sus objetivos.

Diagrama de presupuesto de arriba hacia abajo

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Durante la elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo, la dirección de la empresa considera las experiencias pasadas y las condiciones actuales del mercado. Utilizan el presupuesto del año anterior y Estados financieros como punto de referencia para realizar asignaciones a departamentos y funciones. La alta gerencia puede recibir aportes de los gerentes de nivel inferior, lo que ayuda a reconocer las preocupaciones del personal regular que tiene la tarea de ejecutar el presupuesto. También consideran las influencias internas y externas, como las condiciones económicas predominantes, los cambios en la legislación fiscal, presión de margen, aumento / disminución de costos salariales, niveles de rentabilidad de sus pares, etc.

El proceso de presupuestación de arriba hacia abajo

El proceso de presupuestación de arriba hacia abajo comienza con la reunión de la alta dirección para definir los objetivos para el año. Discuten y determinan objetivos de alto nivel para la empresa en términos de ventas, gastos y ganancias. Al formular estas cifras, la dirección tiene en cuenta la contribución de cada departamento en los ingresos del año anterior. Por lo general, los gerentes de departamento y el personal de nivel inferior no participan en las reuniones, pero pueden presentar sugerencias para su consideración. Una vez que la gerencia termina de preparar los objetivos, los objetivos se pasan al departamento de finanzas.

Asignaciones presupuestarias a departamentos

El departamento de finanzas tiene la tarea de realizar asignaciones a los departamentos. El departamento puede usar las cifras del año anterior para dividir las asignaciones. Por ejemplo, si el departamento de marketing incurrió en el 10% de los gastos totales durante el año anterior, entonces el departamento de finanzas puede asignar el 10% de las estimaciones de gastos totales para el próximo año.

La asignación puede ser mayor o menor dependiendo de lo que los gerentes departamentales presenten a la alta gerencia. Por ejemplo, si la empresa planea lanzar un nuevo producto al mercado, el departamento de finanzas puede aumentar la asignación de presupuesto para que el departamento de marketing cubra los costos promocionales del nuevo producto.

Presupuestos a nivel de departamento

Una vez que el departamento de finanzas asigna asignaciones a los distintos departamentos, los gerentes de departamento toman los objetivos y preparan su propio presupuesto. Idealmente, el trabajo del gerente de departamento es tomar las estimaciones de ingresos y costos y desarrollar un presupuesto que muestre cómo el departamento gastará los fondos asignados para generar los ingresos deseados.

Los presupuestos a nivel de departamento deben incluir los detalles específicos de los gastos esperados, por ejemplo, compra de computadoras y equipo de oficina, y salarios, así como la cantidad proyectada de productos que el departamento pretende vender para generar ingresos.

Armonización de presupuestos departamentales

Luego, se requiere que cada departamento dentro de la organización presente sus presupuestos al departamento de finanzas para su armonización. El departamento de finanzas revisa los presupuestos del departamento para asegurarse de que estén alineados con los objetivos generales de la empresa. Si hay departamentos con presupuestos insuficientes o en exceso, el departamento de finanzas puede enviar los presupuestos para su revisión y las asignaciones pueden ajustarse hacia arriba o hacia abajo.

Una vez que se completan y finalizan los presupuestos del departamento, se cargan en el sistema financiero para realizar un seguimiento de los gastos mensuales. La administración despliega recursos según los objetivos establecidos por el presupuesto. Los departamentos reciben informes mensuales o periódicos que muestran el monto de los gastos incurridos del presupuesto asignado, así como los ingresos generados con respecto a los objetivos del departamento.

Ventajas del presupuesto de arriba hacia abajo

  • El presupuesto presenta un enfoque funcional corporativo general porque la alta dirección se preocupa por el crecimiento general de la organización. Permite a la dirección asignar recursos a los departamentos con miras a impulsar el crecimiento de la empresa, comenzando por los departamentos más críticos.
  • La presupuestación de arriba hacia abajo ahorra tiempo para la administración inferior. En lugar de dedicar tiempo a crear un presupuesto desde cero, los gerentes de nivel inferior reciben un presupuesto ya formulado para implementar. Esto ahorra tiempo y recursos que los gerentes habrían tenido que usar para formular el presupuesto.
  • La presupuestación descendente crea un presupuesto a la vez, en lugar de permitir que los departamentos desarrollen sus presupuestos y luego los combinen. Como resultado, el proceso de presupuestación será menos tedioso, ya que la alta dirección formulará un presupuesto único que seguirán los departamentos. Los departamentos solo pueden crear sus presupuestos en función de los objetivos establecidos por el presupuesto original de la alta dirección. Esto hace que el proceso presupuestario sea más rápido que el presupuesto de abajo hacia arriba.

Desventajas del presupuesto de arriba hacia abajo

  • El nivel de motivación disminuye porque los gerentes que deben implementar el presupuesto no son dueños del proceso de elaboración del presupuesto. Los gerentes no participan en la elaboración del presupuesto y, por lo tanto, pueden carecer de incentivos para asegurar su éxito.
  • Los gerentes superiores no participan en las operaciones diarias de los departamentos individuales, por lo que es posible que no tengan expectativas realistas de los gastos relacionados con cada departamento. Por lo tanto, los gerentes de nivel inferior pueden tener dificultades para implementar el presupuesto porque desconocen cómo la alta gerencia llegó a los objetivos establecidos. Además, el presupuesto puede ser inexacto ya que los objetivos de ingresos y costos pueden estar exagerados o subestimados.

Presupuesto de abajo hacia arriba

A diferencia del presupuesto de arriba hacia abajo, el presupuesto de abajo hacia arriba comienza a nivel de departamento y asciende a la alta dirección. Los jefes / gerentes de departamento preparan su presupuesto con base en la información actual y experiencias pasadas y lo presentan a la alta gerencia para su aprobación. Tienen en cuenta las presiones de los márgenes y las condiciones del mercado para hacer que el presupuesto sea más realista y asequible. El presupuesto presentado a la alta dirección contiene una explicación de cada elemento indicado en el presupuesto.

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