Indicadores clave de rendimiento: aprenda a establecer y medir KPI

¿Qué son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas que se utilizan para rastrear y evaluar periódicamente el rendimiento de un negocio u organización hacia el logro de metas específicas. También se utilizan para evaluar el desempeño general de la empresa frente a otras empresas comparables dentro de la industria.

Captura de pantalla del panel financieroFuente: Curso de tablero de KPI de CFI.

Los indicadores clave de rendimiento pueden ser internos o externos. Los KPI internos se utilizan para medir los objetivos internos en los departamentos o secciones, pero también influirán en el logro de los objetivos centrales de la empresa. Los KPI ayudan a movilizar a los empleados para que trabajen hacia el logro de los objetivos centrales.

Los KPI externos se utilizan para medir el desempeño de los departamentos / secciones en relación con los objetivos centrales generales de la empresa. Los KPI varían de una empresa a otra, según sus objetivos particulares y los criterios de desempeño elegidos.

Pasos para desarrollar KPI viables

Paso 1: establezca metas

Una organización debe establecer primero los objetivos que desea lograr antes de poder medir su desempeño en función de los KPI. Debe crear metas y objetivos en relación con todos los aspectos de las operaciones de la empresa, incluidas cosas como gastos, gestión de activos, ingresos, etc. Los objetivos deben abarcar la misión comercial declarada de la empresa, no solo los ingresos.

Paso 2: establecer factores críticos de éxito

Los Factores Críticos de Éxito (CSF) son las actividades en las que la organización o su departamento deben centrarse para alcanzar el éxito. Un CSF debe ser medible e incluir un marco de tiempo específico dentro del cual la organización cumplirá las metas y objetivos comerciales.

Por ejemplo, una organización con ganancias anuales de $ 50 millones puede establecer la meta de ganar $ 60 millones durante los próximos 12 meses. Tal objetivo es más específico que simplemente establecer un objetivo de «aumentar los ingresos» sin establecer una forma de medir el desempeño, un número objetivo y un marco de tiempo dentro del cual lograr el objetivo.

Paso 3: establecer KPI a partir de los CSF

Los KPI se enfocan y cuantifican los factores críticos de éxito y, lo más importante, permiten la medición del desempeño. Por ejemplo, un factor de éxito crítico relacionado con el KPI de «número de visitas al sitio web» podría ser «publicaciones persuasivas en las redes sociales». Puede considerar los CSF como las actividades críticas que, correctamente ejecutadas, se reflejarán en la mejora de las cifras de los KPI.

Paso 4: recopilar medidas para todos los aspectos de las operaciones

Este paso implica determinar los cambios que se han producido en términos de números dentro de un período de tiempo específico. Los números actuales ayudarán a la organización a crear metas más procesables y medibles para el futuro. Por ejemplo, si el objetivo de la empresa es aumentar los ingresos de $ 50 millones a $ 60 millones en el próximo año, puede comenzar por observar el progreso realizado entre el mes anterior y el mes actual.

Paso 5: Calcular métricas a partir de medidas

Las métricas se expresan en forma de razones, porcentajes o tasas. Muestran cómo se están desempeñando las diversas áreas bajo revisión. Todos los indicadores clave de rendimiento son métricas, pero no todas las métricas son KPI. Para que una métrica se considere un KPI, debe ser lo suficientemente significativa como para mostrar que el progreso real, y el progreso que se considera significativo para que la empresa alcance sus objetivos a largo plazo, se ha producido dentro de un período de tiempo específico.

Cómo medir los KPI

Una vez que una organización ha identificado sus Indicadores clave de desempeño, debe comunicar esta información a los empleados para que todos comprendan las métricas que se utilizan para medir el desempeño del negocio. Al implementar KPI en departamentos específicos de la organización, no es necesario involucrar a todos los empleados de la empresa, solo al personal adjunto al departamento en particular.

La mayoría de las organizaciones realizan un seguimiento de los KPI a través de Análisis de negocio y herramientas de informes. Estas herramientas recopilan datos y presentan la información en forma de informes que incluyen representaciones numéricas de los niveles de rendimiento medidos. En muchas organizaciones, los indicadores de rendimiento se presentan a la dirección en forma de cuadros de mando de rendimiento y cuadros de mando de inteligencia para facilitar la revisión y el análisis de todas las áreas del negocio. Los ejecutivos utilizan los datos para evaluar cómo se está desempeñando el negocio y el progreso que han logrado hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Si algunos KPI ya no son útiles, pueden modificarse o eliminarse. El desarrollo y perfeccionamiento de los KPI será un proceso continuo. Con el tiempo, algunos KPI serán más importantes y otros menos. A medida que utilice los KPI, aprenderá a ajustarlos para producir con precisión las mediciones más útiles. Al igual que con el uso de cualquier herramienta comercial profesional, mejorará tanto en la identificación como en la implementación de los KPI de la manera más eficiente posible.

Factores a considerar al establecer KPI

1. Objetivos fundamentales que desea que logren la empresa o los empleados

Los objetivos pueden ser internos o externos. Las metas internas son los éxitos logrados diariamente dentro de los departamentos o secciones. Las metas externas son éxitos que contribuyen a los objetivos comerciales centrales.

Ejemplo: la función de un director de marketing es garantizar que se utilice el mejor modo de comunicación para llegar a los clientes. El método será el objetivo interno. El objetivo externo es implementar estrategias para minimizar los costos de marketing y maximizar la conciencia del cliente. Sin metas internas, será difícil para una organización lograr sus objetivos generales.

2. Estrategia para alcanzar los objetivos

Estas son las formas y los medios que se utilizan para lograr los objetivos. Las siguientes preguntas deberían ayudar a formular metas: «POR QUÉ», «QUÉ», «QUIÉN», «DÓNDE», «CUÁNDO» y «CÓMO».

«¿Por qué» necesitamos estas estrategias? ¿Cuáles son los requisitos para lograr estos objetivos? ¿Quién va a implementar la estrategia? ¿Dónde vamos a aplicar estas estrategias? ¿Cuándo es la fecha límite para lograr estos objetivos? ¿Cómo vamos a lograr estos objetivos?

Desafíos enfrentados en el desarrollo de KPI

Una organización puede establecer demasiados KPI, por lo que es imposible rastrearlos e implementarlos. Algunos ejecutivos pueden ser demasiado ambiciosos y desarrollar demasiados indicadores de desempeño que pueden reducir la atención a los KPI básicos. El resultado de esto puede ser la duplicación de responsabilidades, objetivos no cumplidos e incluso pérdidas para el negocio. Una organización debe limitar su alcance a solo unos pocos KPI críticos que serán fáciles de implementar y rastrear.

Otro desafío es la falta de objetivos y estrategias claros. El primer paso para desarrollar KPI es establecer las metas y los objetivos que la organización pretende alcanzar. Si las metas no están claras, obstaculizará la efectividad de los indicadores de desempeño descritos por la organización.

Las cosas clave que debe recordar acerca de los indicadores clave de desempeño es que deben ser medibles, cuantificables, y que deben estar directamente relacionados con la naturaleza específica de su negocio (por ejemplo, si comercializa productos o servicios) y con las metas y objetivos específicos. de su negocio. Por ejemplo, una empresa con el objetivo principal de establecer su identidad de marca en el mercado tendrá KPI marcadamente diferentes a los de una empresa con el objetivo principal de establecer oficinas internacionales.

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