Cheque de cupón: descripción general, beneficios y cómo usarlo

 

¿Qué es un cheque de cupón?

Un cheque de comprobante es una variante de cheque con dos comprobantes adjuntos. El comprobante generalmente explica el propósito y el contenido del cheque. Se presentan en una hoja de papel completa con el cheque en la parte superior y los comprobantes en una sección extraíble debajo.

Cheque de cupón

FuenteLas perforaciones en la hoja facilitan la separación de las secciones. El destinatario del cheque conserva un comprobante para un mejor mantenimiento de registros antes de cobrar el cheque. El portador del cheque se queda con el otro comprobante.

Muchas empresas utilizan el formato de cheque de cupón para procesamiento de nómina. Se debe a que los comprobantes permiten escribir numerosos detalles. A un empleado que reciba un cheque de comprobante también se le mostrarán las deducciones de impuestos y otras retenciones.

Le da al empleado una mejor comprensión de los ingresos antes y después de impuestos y se presenta en un formato organizado. Antes de depositar el cheque del cupón, el cupón se separa y se archiva. Dado que ofrece un registro para ambas partes involucradas en una transacción, también puede ayudar a resolver disputas en el futuro.

Resumen

  • Un cheque de comprobante es un tipo de cheque que tiene comprobantes adjuntos que contienen detalles de la transacción y se utiliza para un mejor mantenimiento de registros.
  • Los cheques de comprobantes se utilizan comúnmente para el procesamiento de nóminas, ya que se pueden explicar muchos detalles a través del sistema de comprobantes.
  • Lleva mucho tiempo y es tedioso mantener los cheques de los comprobantes, pero también tiene numerosos beneficios.

Beneficios de un cheque de cupón

Muchas personas pueden considerar tedioso y lento mantener un sistema de comprobantes de cheques, pero ofrece bastantes beneficios.

1. Integridad de los documentos

Para mantener un sistema de comprobantes de cheques, todos los documentos relevantes, como facturas, recibos y pedidos, debe adjuntarse para la tramitación del pago. Por lo tanto, todos los documentos se mantienen automáticamente en caso de un sistema de comprobantes de cheques.

2. Presentación organizada

Como los comprobantes de cheques están numerados, se asegura que no haya irregularidades, que todos los cheques estén en orden y que los registros se mantengan en orden cronológico.

3. Contabilidad

El proceso de teneduría de libros se simplifica cuando se utilizan comprobantes de cheques, ya que los documentos están disponibles, intactos y son válidos. Además, si los comprobantes de cheques están informatizados, también se registra una entrada automática.

4. Revisión y auditoría internas más sencillas

Debido a su naturaleza, los comprobantes de cheques garantizan que los documentos estén bien organizados. Reduce el número de errores, lo que, a su vez, disminuye la necesidad de costosas revisiones y auditorías. Por lo tanto, la adopción de un sistema de comprobantes de cheques hace que la revisión y la auditoría sean menos necesarias.

5. Fácil seguimiento de los cheques pendientes y pagados

Por lo general, los comprobantes de cheques que están pendientes (no pagados) no se archivan y sólo se archivan los cheques compensados ​​(pagados).

¿Cómo utilizar un cheque de cupón?

Los comprobantes de cheques son fáciles de preparar y usar. Algunos de los pasos fundamentales se enumeran a continuación:

1. Recopilación y análisis de todos los documentos e información

Todos los documentos relevantes, como facturas, estados de cuentas, contratos, órdenes de compra, etc., primero deben recopilarse. Se debe proporcionar alguna información importante del documento, como el nombre del proveedor, la fecha del documento, la fecha de vencimiento del pago, los detalles de la transacción, el monto de la transacción, impuestos equivalentes, etc.

2. Preparación del cheque y del comprobante

Una vez comprobados y analizados todos los documentos, se puede emitir el cheque. A continuación, se prepara el cheque de cupón utilizando los documentos y el cheque escrito.

Los elementos importantes escritos en el cheque del comprobante son la fecha del comprobante, el número del comprobante, los detalles del cheque, el nombre del banco, el monto del cheque, los impuestos aplicables, la fecha de vencimiento, el número de referencia del documento, etc.

3. Adjuntar el cheque y los documentos en el cheque del vale

El paso consiste en imprimir el cheque del comprobante preparado y agruparlo con los documentos y el cheque escrito.

4. Firma del cheque del vale

Suele haber dos casos:

  • Si el signatario autorizado está preparando el cheque del comprobante: El cheque y el comprobante deben estar debidamente firmados.
  • Si el signatario autorizado no está preparando el cheque del comprobante: El cheque, el comprobante y los documentos deben enviarse al signatario autorizado para su revisión y aprobación. Una vez aprobado, debe firmarse.

5. Entrega del comprobante de cheque

Una vez que se completen todos los pasos anteriores, el proveedor o beneficiario debe acusar recibo del cheque y también debe firmar el cheque del comprobante.

6. Presentación del bono

El último paso es asegurarse de que el comprobante se presente con los documentos adjuntos, siempre que el pago se haya realizado correctamente.